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結論から話せない!職場における「ストーリー型報連相」の事例と改善方法

トフィー 仕事術 職場 意識高い系

こんにちは。トフィーです。本日はフィールドワーク先(という設定)である某企業での、人間観察事例を報告します。

よく、職場で「結論から話せ!」と指導される場面があるかと思います。企業研修で、結論から話すことを指導するクラスもあるほどです。つまり、結論から話せない人が一定数いることの裏返しでもあります。

私の職場にも、結論から話すのを苦手とする人がいます。
彼らの報告・連絡・相談の組み立て方は、非常によく似ています。時系列で話す、前提状況から話す、結論は最後…。その話し方がまるで起承転結を語っているかのようなので、『ストーリー型報連相』と名づけたいと思います。
プライベートであれば、ストーリー的な話し方も問題ありませんが、限られた職務時間の中で、結論から話せない=問題の核心をすぐに伝えられないのは困りもの。
最も大切なことが後回しになってしまい、話し手・聞き手双方の労働時間を無駄にしてしまいます。
そこで、この記事では、ストーリー型報連相の観察事例の紹介と、その改善について考えていきます。

事例1:上司に相談するシーン

同僚:「Aさんから先ほど問い合わせがあって、Bさんからの依頼で、△△してほしいと言われたらしいのですけど、△△をするために必要な、□□をしてしまっていいのかどうかわからないということで、どうするべきかご相談があったのですが……どうしますか?」

時系列順に、起きた内容を話してしまうのです。かろうじて「Aさんからの問い合わせ」だけは、先頭に持ってくるのですが、それ以外は完全に時系列。
これを結論から話すにはどうしたらよいか?を考えたいと思います。

まず、この問合わせ内容の中で、何が問題となっているのか?
それは、Aさん自身が□□をしてしまっていいのかどうかわからない、という点です。

ピラミッド型企業では、現場での裁量が委ねられていないために、自分達で判断していいかどうかわからない…ということが往々にしてありますからね(こういう組織ルール自体が大問題だし、将来的には廃れるとも思っていますが、現時点ではよくある話)。

以上を念頭に、結論から話すよう、組み立て直してみましょう。

「どう答えるべきかご指示をいただきたいです。さきほどAさんから問合わせがあり、□□をしていいかどうかを相談されました。というのも、Bさんから△△の依頼を受けたため、□□を行う必要がありますが、現場で判断してしまっていいかわからないようです」

これなら、最初の2文で、問題の核心を伝えられます。もしも上司がAさんを取り巻く情報を先に入手していたとしたら、「というのも~」以降の情報は説明するまでもない場合さえあります。そうであれば、報連相に割く時間も短縮されます。

『Aさんが困っている問題の核心は、何なのか。その上で、自分はどうしたいのか。』

これを明確にすることで、相談の仕方も大幅に変わります。

事例2:上司からのメモによる指示

上司からのメモ:
「~~~であるCさんとDさんの□□の資料を、△月~▽月分で出力してください。その際、資料中の**の部分が修正されているか確認してからコピーをとり、原本をEさんに渡してください。コピーは私の机に置いてください。」

 

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↑朝一の出勤時、机にこのメモが残されていて、ガラスの仮面状態になっているトフィーの図。

こちらも結論を明確にしてから、書き直してみます。
ここでの指示の核心は、資料の用意と、原本・コピーの渡し先。それ以外は詳細となります。
そして更に付け加えると、「その資料は一体何のために必要なのか?」も説明があるといいでしょう。(理由は後述)

書き直した例がこちら。

「□□の資料を出力してください。原本はEさんへ、コピーは私の机の上へ。

  対象:Cさん、Dさん(~~~対象者)

  期間:△月~▽月

  要確認:**が修正されているか

  用途:社外顧問先への提出」

できるだけ短い単語で説明を添えました。用途を付け加えても、15文字程度短くなっています。

用途を付け加えた理由ですが、用途によって気配りの仕方が変わるためです。

例えば、同僚がその資料を閲覧したいだけであれば、そのまま手渡しすればいいですが、社外に送るのであれば、出力の体裁を整えたり、クリアファイルに入れたり…といった気配りが必要になります。

この事例に限らず、どんなに簡単な指示内容であっても、目的を確認して、最適な仕事をするようにしたいものです。

ストーリー型報連相になる理由と改善

結論から話すことが苦手な人は、話し途中にたくさんの“間”が存在していることが多いです。

例えば事例1を、より口頭表現に近い形で再現すると、こうなります。

「Aさんから先ほど問い合わせがあってぇ、Bさんからの依頼でぇ、…△△してほしいと言われたらしいのですけど~、……△△をするために必要な、□□をしてしまっていいのかどうかわからないということでぇ、どうするべきかご相談があったのですがぁ……どうしますかぁ?」

間延びした語尾や、空白の間で、次に何を言うべきか考えているように見えます。

こうなる原因として考えられるのは、以下2点ではないでしょうか。

  1. 伝える前に考えを整理する癖が身についていないこと
  2. 最も伝達すべき項目の範囲を明確化する思考に慣れていないこと

1については、行動の問題です。何かを伝えようとする前に一呼吸おいて、頭の中で整理する習慣化が必要です。

2については、思考の問題です。『今一番問題なのは何か?どこまでが核心で、どこからが詳細か?』こういう思考に慣れていない人は、先にメモ帳などで簡単に図示化するなどして、思考に慣れていくことができると思います。

 

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上記2点を意識して行うようにしても、最初の内はストーリー型報連相する以上に時間がかかるかもしれません。しかし鍛えていけばこれらの時間は短縮されていきます。

とは言え、話しながら考えることも一つの才能です。例えば情熱を込めたスピーチは、原稿通りに理論的に話すのではなく、その場で湧き上がった言葉を伝えることで、より人の心を動かすような場合もあるでしょう。また、創造性豊かな発想は、論理だった思考よりも、雑然とした楽しい会話の中から生まれるかもしれません。

ですが、思考を働かせて、より効率的かつ相手が聞き取りやすい伝達が必要な場面も、現代社会には多いのです。

今ここでは、どういう伝え方、話し方が必要な場面か?
それを意識して使い分けできるようになりたいものですね。

と、偉そうにここまで書きましたが、本来は私も、話しながら考えるタイプです。職場ではめちゃくちゃ意識して結論から話すように頑張っています。私だって本当はストーリー型で話したいんじゃー!

 

これはあるあるですね〜。
どの職場でもこういうタイプの人はいると思うけど、この記事のように具体的な改善方法を示せば、もっと連携が上手くいって働きやすくなりそう!
先日、「ストーリー型報連相」の典型みたいな話し方をする元同僚に「わたしって相談員(お客様の窓口係的な役割)向いてると思う?」と聞かれて「向いてないと思う!結論から話せないから」と即答してしまった冷血干物女は私です……。

次回予告
次回、10月12日(水)はなつめによる小ネタ更新です。
干物女子2人の、金銭感覚の謎について四コマ形式でお届けします♪

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